Компенсация за использование личного автомобиля





Содержание

Компенсация за использование личного автомобиля – хватит ли на бензин?

Далеко не всегда у молодой организации есть возможность приобрести собственный транспорт. Однако есть ситуации, когда без автомобиля не обойтись, например, нужно развести товары покупателям, отвезти бригаду рабочих в другой населенный пункт, а торгового представителя – к потенциальным клиентам. Как же быть?

В такой ситуации отличным выходом из положения становится заключение договора с одним из работников, деятельность которого связана со служебными поездками и имеющего автомобиль в собственности. В этом случае ему выплачивается компенсация за использование личного автомобиля.

Кому можно выплатить компенсацию

Выплата компенсации производится в соответствии со ст.188 Трудового кодекса. Она выплачивается только тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками, например, водителям, торговым представителям и др.

Список сотрудников, которым выплачивается компенсация, утверждается руководителем организации. Кроме того, разъездной характер работы должен оговариваться в трудовом договоре или должностной инструкции. Размер компенсации прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также издается приказ о назначении компенсации.

  Документы для выплаты компенсации

Компенсация за использование личного автомобиля начисляется в одной и той же сумме каждый месяц, независимо от числа календарных дней в нем. За время отсутствия работника компенсация не выплачивается (отпуск, нетрудоспособность, командировка).

Для документального обоснования выплат потребуются такие документы от работника:

- копия технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации) нотариально заверенная;

- при управлении автомобилем по доверенности – копию доверенности.

Основание: Письмо Минфина №03-03-04/2/63 от 15.09.2005 г. Письмо МНС № 04-2-06/419 от 02.06.2004 г.

Одним из самых спорных вопросов является необходимость составления путевых листов на автомобиль работника, за который выплачивается компенсация. Согласно письмам Минфина (№ 14-05-07/6 от 13.04.2007, №03-05-02-04/192 от 29.12.2006 и др.) и требованиям налоговой инспекции учет служебных поездок в путевых листах обязателен.

Однако судебная практика опровергает такие требования. Если работник – получатель компенсации водителем по должности не является, то путевые листы, по мнению арбитров, организация выписывать не обязана. Например, такой вывод можно найти в постановлении ФАС Московского округа от 19.12.11 № А40-152815/10-116-694, ФАС Центрального округа от 25.05.2009 N А62-5333/2008 г.

Размер компенсации за автомобиль

Учесть в расходах затраты на выплату компенсации могут как организации на общей системе налогообложения, так и применяющие УСН с объектом «доходы – расходы». Однако для данного вида расходов определены нормы постановлением Правительства №92 от 08.02.2002 г.

Установлены такие максимальные размеры компенсации:

- объем двигателя автомобиля менее или равен 2000 куб.м, то 1200 руб. в месяц;

- объем двигателя автомобиля более 2000 куб.м – 1500 руб. в месяц.

- мотоциклы – 600 руб.

Большие суммы компенсации, хотя и могут выплачиваться работнику, но учесть их в расходах не получится.

В размерах компенсации уже учтены все затраты, связанные с автомобилем (износ, ГСМ, ремонт, техническое обслуживание), поэтому дополнительные расходы сверх компенсации учесть не получится.

НДФЛ с компенсации

Компенсация за использование личного автомобиля – одна из денежных выплат работнику. Поэтому возникает логичный вопрос – облагается ли эта выплата НДФЛ? Согласно общему правилу, прописанному в п.3 ст.217 Налогового кодекса, компенсации в пределах норм НДФЛ не облагаются.

Однако есть 2 момента, которые позволяют не удерживать НДФЛ со всей суммы компенсации независимо от норм:

- гл. 23 Налогового кодекса нормы компенсации за личный автомобиль не установлены;

- ст. 188 Трудового кодекса не содержит ограничений в размере компенсации.

Подобную позицию подтверждают письма Минфина: №03-04-06/6-47 от 24.03.2010 г. № 03-04-07-01/387 от 23.12.2009 г. Арбитражная практика также согласна с этим – постановление Президиума ВАС  №10627/06 от 30.01.2007 г.

Страховые взносы с компенсации

Согласно пп. «и» п.2 ч.1 ст.9 закона №2012-ФЗ от 24.07.2009 г. компенсация за использование личного автомобиля в пределах законодательно установленных норм не облагается страховыми взносами. Однако нормы компенсации из Постановления №92 разработаны только для расчета налога на прибыль.

Поскольку в ст.188 ТК не установлены нормы выплат компенсации, то в качестве таких норм применяются величины, согласованные сторонами трудового договора. На суммы в этих пределах страховые взносы не начисляются. Это подтверждает Минздравсоцразвития в письме №550-19 от 12.03.2010 г.

Пример

ООО «Хозяюшка» находится на УСН и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Приказом руководителя с 1 июня 2012 года водителю Еремину Е.Е. установлена компенсация за использование его автомобиля ВАЗ-2110 с объемом двигателя 1500 куб.м. сумма компенсации 1200 руб. в месяц. К трудовому договору было составлено дополнительное соглашение, издан приказ руководителя. С 25 июня Еремин ушел в отпуск.

Рассчитаем сумму компенсации за отработанное время:

1200 руб. * 15 дней / 20 дней = 900 руб.

Компенсация была выдана работнику из кассы в сумме 900 руб. по расходному кассовому ордеру от 22.06.2012 г. №50. В книге учета доходов и расходов сделана запись:

Дата и номер первичного документа: расходный кассовый ордер от 22.06.2012 г. №50

Содержание операции: учтена в расходах выплата работнику компенсации за использование его личного автомобиля в служебных целях (в пределах нормы).

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы: 900 руб.

Думается, что величина компенсации просто смешная. Ладно, если работник ездит немного и недалеко. Если же поездки совершаются регулярно и по всей области, то вряд ли работник согласится только на компенсацию. В таком случае оправданным становится заключение договора на аренду автомобиля.

Или стоит поискать средства на приобретение собственного автомобиля, о том, как учесть такие затраты, читайте здесь. О том, как заполнять путевые листы, мы уже говорили тут .

А что думаете о величине компенсации вы? Многие ли сотрудники с разъездным характером работы соглашаются на ее получение? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

ЛИЧНЫЙ АВТОМОБИЛЬ на СЛУЖЕБНЫЕ ЦЕЛИ компенсация, оплата, НДФЛ - 2013-2014

Lawyer

24 фев. 2014 11:57

Компенсация за использование автомобиля в служебных целях,

которым работник управляет по доверенности, облагается НДФЛ

Работодатель обязан удержать налог на доходы физических лиц НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля в служебных целях. если данным автомобилем работник управляет по доверенности.

Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса гласит: все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ (в пределах установленных норм). Однако в главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ ничего не сказано ни о нормах компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях, ни о порядке их установления. Поэтому при выплате таких компенсаций необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса.

В статье 188 ТК РФ предусмотрено, что при использовании работником личного имущества в служебных целях, ему выплачивается соответствующая компенсация. Размер возмещения расходов определяется трудовым договором. То есть возмещению подлежат только те расходы работника, которые связанные с использованием его личного имущества.

Транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом. Поэтому положения пункта 3 статьи 217 НК РФ в таком случае не применяются, а суммы компенсаций облагаются НДФЛ.

Некоторое время назад Минфин разъяснял, что суммы компенсации за использование автомобиля освобождаются от НДФЛ в том случае, когда супруг управляет по доверенности автомобилем, находящимся в совместной собственности супругов.

Чтобы не платить НДФЛ организация должна обосновать размер компенсации

за использование сотрудником автомобиля в служебных целях

Действующее законодательство никак не ограничивает размер компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях. В трудовом договоре можно прописать сколь угодно большой размер такой компенсации, и данные выплаты все равно не будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ ). Однако в Минфине России полагают, что работодатели все же не должны брать эти цифры «с потолка», а выводить их расчетным путем (Письмо Минфина РФ от 25.10.12 № 03-04-06/9-305 ).

Упомянутый выше пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ все виды законодательно утвержденных компенсаций, связанных с выполнением работником своих трудовых обязанностей (в пределах установленных норм). Однако в Налоговом кодексе не предусмотрено норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях, равно как нет и порядка их установления.

Поэтому в данном вопросе необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса. А статья 188 ТК РФ гласит, что работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества в служебных целях. При этом размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.

Никаких ограничений на размер такого возмещения в Трудовом кодексе нет. Но в Минфине полагают, что у работодателя должны быть расчеты, подтверждающие размер компенсаций. Поэтому для проверяющих нужно подготовить следующие документы:

  • подтверждающие принадлежность имущества работнику;
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя;
  • суммы произведенных расходов.

Подлежит ли налогообложению НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемой работникам за использование автомобиля,

которая определена приложением к трудовому договору и связана с исполнением работником трудовых обязанностей?

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Примечание. ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 21 декабря 2012 г. № 03-04-06/3-357

Вся сумма компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях не облагается НДФЛ

Компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного транспорта в интересах работодателя не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных трудовым договором.

Примечание. Письмо Минфина России от 27.02.13 № 03-04-06/5600

Все виды законодательно установленных компенсаций, связанных, в частности, с исполнение трудовых обязанностей работников, не включаются в налоговую базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ ). В главе 23 НК РФ. посвященной налогу на доходы физлиц, не предусмотрено норм компенсаций в случае использования личного транспорта работника в служебных целях или порядка установления таких норм.

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя выплачивать компенсацию за использование, износ инструмента, личного транспорта и других технических средств, принадлежащих работнику, а также возмещать расходы, связанные с их использованием. Конкретная сумма возмещения определяется в трудовом договоре. Поэтому те суммы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях, которые закреплены в трудовом договоре с работником, НДФЛ не облагаются.

Примечание. Обязательно необходимо иметь документы, подтверждающие суммы расходов, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также принадлежность используемого имущества работнику.

Лучший способ выразить благодарность автору - поделиться с друзьями!

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является  спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля


Поделиться
Класснуть